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Tipps für effiziente Meetings: Endlich keine Zeitverschwendung mehr!

„Hilfe, schon wieder ein Meeting!“ - Wer kennt das nicht? Sinnloses Aussitzen bis das Meeting vorbei ist oder frustrierte Gesichter, weil keine Ergebnisse erreicht wurden. Ineffiziente Meetings sind ein fester Bestandteil vieler Arbeitskulturen. Rechnet man die eingebrachten Kapazitäten und den Output zusammen, stellen sich für viele unternehmerisch denkende Menschen vermutlich die Nackenhaare auf. Die Meetingkultur darf sich in vielen Organisationen erheblich verbessern. In diesem Beitrag erfährst Du auch wie.


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#newwork #effizienz #meetings


Heute, bei einem Meeting mit externen Partner:innen habe ich mich gleich ertappt: Ich war mal wieder ziemlich genervt, weil mir vorab niemand sagen konnte, warum das Meeting einberufen wurde und was das Ziel überhaupt ist. Nichts stand in der Einladung.


Deshalb fragte ich bei Beginn sofort in die Runde: „Was ist denn der Sinn und Zweck von diesem Meeting? Ich weiß gar nicht warum wir hier zusammen sind.“ Die Mehrheit nickte zustimmend.


Erst vor kurzem habe ich an einem zweistündigen Meeting teilgenommen (es war für eine Stunde angesetzt), bei dem die Energie nach und nach sank, weil immer wieder ganz wild neue Diskussionen zwischen einzelnen Anwesenden aufkamen und am Ende total der rote Faden verloren wurde.


Ehrlich gesagt geht mein Puls mittlerweile ziemlich schnell nach oben, wenn ziellos irgendwelche Diskussionen stattfinden, die niemanden weiterbringen oder eine Person die ganze Aufmerksamkeit auf sich zieht. Das geht definitiv besser! Und ich weiß auch wie! 😉


Ich unterstütze die Einführung von effizienten Meetings bei meinen Kund:innen quasi jeden Tag. Leider gibt es immer noch viel zu viele Meetings, zu denen ich eingeladen werde, die alles andere als effizient sind.


Und weil es nicht nur mir so geht, sondern eine Vielzahl an Menschen entweder gelangweilt, frustriert, verärgert oder wie ich, mit erhöhtem Puls in Meetings sitzen, möchte ich Dir hier ganz pragmatisch ein paar Tipps geben, worauf Du achten solltest, wenn ein Meeting für alle Anwesenden wertvoll sein soll.


Ein Meeting ist nämlich dann gut, wenn mindestens folgende Punkte beachtet werden bzw. klar sind:

  1. Sinn: Warum gibt es das Meeting? Was sind die Ziele?

  2. Teilnehmende: Sind alle (und auch nur die) Personen anwesend, die in dem Meeting einen Beitrag leisten können oder für die die Informationen von Nutzen sind?

  3. Struktur: Gibt es eine Agenda? Wer moderiert das Meeting?

  4. Methoden: Werden hilfreiche und kollaborationsförderliche Tools & Methoden eingebunden?

  5. Transparenz: Werden wirklich alle relevanten Informationen geteilt? Wer protokolliert die wichtigsten Infos aus dem Meeting und stellt sie transparent allen Nicht-Anwesenden zur Verfügung?

  6. Energie: Zu welcher Uhrzeit findet das Meeting statt? Werden Methoden genutzt, die das Energielevel hochhalten? Gehen auch 45 anstatt 60 Minuten?

Es ist hilfreich für unterschiedliche Ziele auch verschiedene Meetings anzusetzen. Beispielsweise sollten wichtige Entscheidungen, die einen längeren Prozess erfordern, an dafür vorgesehenen Terminen stattfinden und nicht irgendwo zwischen den Themen in einem Regelaustausch landen.


Außerdem gilt das Gesetz der zwei Füße: Jede anwesende Person darf selbst entscheiden, ob sie in dem Meeting richtig ist und wortlos bzw. ohne Erklärungen gehen, sollte es nicht so sein.


Wie Du aus den Fragen schon entnehmen kannst, ist es wichtig, dass jedes Meeting (abwechselnd) moderiert wird und auch immer eine Person Protokoll führt, das an einem für alle zugänglichen Ort abgelegt wird.


Und noch ein Geheimnis: Die volle Effizienz des Meetings kommt zum Blühen, wenn ihr außerdem rollen- und spannungsbasiert arbeitet. Was das bedeutet? Sprich mich dazu einfach an. ;)


Der Moderator oder die Moderatorin führt durch die Agenda. Hier findest Du auch einen Agenda Prototypen mit Erläuterungen, den Du Dir gerne herunterladen und ausprobieren kannst. Wichtig ist natürlich, das er an die eigenen Bedarfe angepasst wird.

Agenda Prototyp
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Für alle Interessierten habe ich hier ein reales Praxisbeispiel, das ein Team nach mehrmaligen Anpassungen des Prototypen nun durchführt:

Diesem Team war es wichtig, dass zunächst alle relevanten Themen abgearbeitet werden und danach noch Zeit für einen offenen Austausch bleibt. Bevor wir das Meeting angepasst haben, wurden die 60 Minuten für das Jour-Fixe regelmäßig deutlich überzogen. Seit Anpassung der Meeting Struktur sind wir nach 30 Minuten mit den wichtigsten Themen durch. Es funktioniert also!


Was ich aus persönlicher Erfahrung noch mitgeben möchte: Ein strukturiertes Meeting durchzuführen, ist erst einmal eine große Umgewöhnung für alle. Deshalb ist es wichtig jedes Mal weiter auszuprobieren und die Agenda anzupassen, sodass es für das Team passt.


Die Moderation braucht ebenfalls etwas Übung. Und es ist sehr wichtig mit dem Team gemeinsam zu beschließen, dass die Meetingprozeduren geändert werden, ansonsten wird es schwierig sein, es umzusetzen. Es dauert also seine Zeit, deshalb bitte nicht ungeduldig sein. Die ersten Erfolge sind allerdings schnell sichtbar!


Es gibt jede Menge weitere Tipps und Tricks, die sinnvoll sind, um Meetings besser zu machen. Welche hast Du parat?


Oftmals bedarf es in der ersten Zeit etwas Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung der Meetings. Komm deshalb jederzeit gerne auf mich zu.


Viel Spaß beim Ausprobieren!


Deine Domenika


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Hi, ich bin Domenika!

Mein Antrieb ist es, eine neue und digitale Arbeitswelt mitzugestalten, die

menschlich, gesund und leistungsstark ist, damit unsere Wirtschaft ihr volles Potenzial entfalten kann. Deshalb berate ich Organisationen und begleite Führungskräfte mit ihren Teams in eine zeitgemäße und effizientere Zusammenarbeit.


Komm bei Fragen und Anregungen gerne auf mich zu oder lass uns einfach kennenlernen!


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Bildquellen: Canva Library (www.canva.com) und eigenes Foto


Quelle der Inspiration: Der Loop Approach von Sebastian Klein und Ben Hughes.